Podstawy prowadzenia gospodarki magazynowej
Podstawy prowadzenia gospodarki magazynowej
- Dlaczego warto prowadzić gospodarkę magazynową?
- Zakładka magazyny
- Przypisanie magazynu do użytkownika
- Utworzenie kontrahenta
- Zakładka zakupy
- Zakładka inwentaryzacje
- Jak przejść do odpowiedniego automatu z poziomu aplikacji mobilnej?
- Zakładka doładowania
- Zakładka rozładowania
- Stan bieżący
- Korekty
- Korekta całego automatu
- Dokument korekty
- Zwroty
- Jak wykonać zwrot?
- Straty
- Przesunięcia magazynowe
- Dokumenty przesunięcia magazynowego
- Dlaczego warto prowadzić gospodarkę magazynową?
- Zakładka magazyny
- Przypisanie magazynu do użytkownika
- Utworzenie kontrahenta
- nazwę kontrahenta,
- NIP,
- numer telefonu,
- adres,
- kod pocztowy,
- miasto,
- numer faksu,
- adres e-mail,
- osobę kontaktową,
- dodatkowy komentarz dotyczący kontrahenta.
- Zakładka zakupy
- oryginalny numer faktury,
- datę wystawienia faktury,
- kontrahenta,
- magazyn, do którego mają zostać przyjęte zakupione produkty,
- informację, czy faktura została opłacona,
- datę płatności,
- dodatkowy komentarz do faktury.
- produkt,
- ilość,
- cenę jednostkową netto.
- Zakładka inwentaryzacje
- Wybrać zakres czasowy.
- Wybrać odpowiedni magazyn z listy.
- Opcjonalnie dodać dodatkowy komentarz.
- Nacisnąć przycisk „Wylicz stan”.
- Jak przejść do odpowiedniego automatu z poziomu aplikacji mobilnej?
- Zaloguj się do aplikacji mobilnej.
- Ustaw odpowiednie filtry obsługi.
- Przejdź do zakładki Maszyny.
- Wybierz automat, na którym chcesz wykonać operację.
- Po wejściu w szczegóły automatu kliknij ikonę półki znajdującą się w prawym górnym rogu ekranu.
- Zakładka doładowania
- nazwa produktu,
- numer sprężyny lub pozycji,
- ilość doładowanych produktów.
- Dokument doładowania – szczegóły wykonanej operacji.
- Serwisant – osoba, która wykonała doładowanie.
- Data i godzina zapisu – moment utworzenia dokumentu.
- Automat – urządzenie, na którym wykonano doładowanie.
- Ilość produktów – liczba produktów dodanych podczas doładowania.
- Stan automatu – informacje o stanie automatu.
- Dokument inwentaryzacyjny – informacje dotyczące produktu, oczekiwanej ilości oraz numeru wyboru.
- Wybierz odpowiednią pozycję w automacie.
- Naciśnij niebieską strzałkę z czerwonym minusem, aby wyzerować aktualną wartość doładowania dla danej pozycji.
- Wprowadź liczbę produktów, które chcesz doładować.
- Powtórz operację dla kolejnych wybranych pozycji.
- Po zakończeniu naciśnij ikonę dyskietki znajdującą się w górnej części aplikacji, aby zapisać dokument doładowania.
- Zakładka rozładowania
- Dokument rozładowania.
- Automat, na którym wykonano rozładowanie.
- Liczbę produktów, które zostały rozładowane.
- produkt,
- numer sprężyny lub pozycji,
- ilość rozładowanych produktów.
- Przejdź do zakładki Korekty.
- Wybierz RO – Rozładunek jako powód korekty.
- Wybierz produkty oraz pozycje, które mają zostać rozładowane, albo wybierz strzałkę z minusem celem rozładowania wszystkich pozycji.
- Wprowadź odpowiednie ilości.
- Zapisz wykonaną operację.
- Stan bieżący
- nexgo_trx,
- pax_trx.
- nazwę produktu,
- ilość oczekiwaną,
- numer wyboru.
- nazwę produktu,
- numer sprężyny,
- ilość doładowanych produktów.
- sprzedaży bieżącej,
- sprzedaży gotówkowej od ostatniego rozliczenia monet,
- daty ostatniego rozliczenia monet.
- Korekty
- Zaloguj się do aplikacji mobilnej.
- Wybierz odpowiedni automat.
- Przejdź do zakładki Korekty.
- Wybierz odpowiedni powód korekty.
- Dodaj komentarz, jeśli jest wymagany.
- Wybierz produkt lub produkty, których stan chcesz skorygować.
- Wprowadź odpowiednie wartości.
- Zapisz wykonaną korektę.
- Korekta całego automatu
- użycie strzałki z minusem, aby ustawić stany wszystkich pozycji na 0,
- użycie strzałki z plusem, aby zwiększyć stany wszystkich pozycji do wartości maksymalnych.
- Dokument korekty
- czasu zapisu korekty,
- użytkownika lub źródła, które wykonało korektę,
- automatu, którego stan został skorygowany,
- dokumentu doładowania lub rozładowania, w zależności od rodzaju wykonanej korekty,
- powodu korekty,
- komentarza,
- wizyty przypisanej do wykonanej korekty.
- Zwroty
- Dokument zwrotu, czas zapisu oraz źródło lub użytkownika, który wprowadził zwrot.
- Datę wystawienia dokumentu.
- Magazyn, w którym został zarejestrowany zwrot.
- Powiązany dokument WZ – Wydanie Zewnętrzne, opisujący automatyczne wydanie zewnętrzne powiązane z dokumentem zwrotu.
- Komentarz do zwrotu.
- zwrócone produkty,
- ich ilości,
- datę wystawienia,
- podsumowanie informacji dotyczących danego zwrotu.
- Jak wykonać zwrot?
- Przejdź do głównego ekranu aplikacji.
- Kliknij ikonę znajdującą się w prawym górnym rogu.
- Przejdź do opcji Koszyk.
- Wybierz środkową opcję oznaczoną niebieską strzałką.
- Opcjonalnie dodaj komentarz do zwrotu.
- Wybierz produkt, który chcesz zwrócić.
- Wprowadź odpowiednią ilość.
- Naciśnij ikonę dyskietki w prawym górnym rogu, aby zapisać dokument.
- Straty
- Wybrać odpowiednie produkty.
- Wprowadzić ich ilości.
- Opcjonalnie dodać komentarz.
- Zapisać operację.
- dokument ST – dokument straty,
- powiązany dokument WZ – Wydanie Zewnętrzne.
- Przesunięcia magazynowe
- Naciśnij szary przycisk „+”.
- Wybierz datę wystawienia dokumentu.
- Wybierz magazyn źródłowy, z którego produkty zostaną pobrane.
- Wybierz magazyn docelowy, do którego produkty zostaną przekazane.
- Opcjonalnie dodaj komentarz.
- Naciśnij przycisk „+”, aby dodać produkty.
- Wybierz produkty oraz określ ich ilości.
- Zapisz dokument przesunięcia.
- Dokumenty przesunięcia magazynowego
- produktach objętych przesunięciem,
- ilościach produktów,
- magazynie źródłowym,
- magazynie docelowym,
- typie przesunięcia magazynowego,
- magazynie centralnym,
- statusie zamknięcia dokumentu.
Prowadzenie gospodarki magazynowej umożliwia bieżącą kontrolę nad stanem produktów oraz ich przepływem pomiędzy magazynami i automatami vendingowymi. Dzięki temu można na bieżąco monitorować dostępne ilości towarów, rejestrować przyjęcia i zakupy, przeprowadzać inwentaryzacje oraz kontrolować wydania produktów do poszczególnych automatów.
System pozwala również śledzić historię operacji magazynowych, co ułatwia kontrolowanie stanów oraz identyfikowanie ewentualnych różnic pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem zapisanym w systemie.
W zakładce Magazyny można tworzyć i zarządzać magazynami.
Aby dodać nowy magazyn, należy nacisnąć szary przycisk „+” znajdujący się w prawym górnym rogu, a następnie wpisać jego nazwę.
Dla każdego magazynu możliwe jest również wygenerowanie raportu DZ71, który przedstawia aktualny stan produktów znajdujących się w danym magazynie.
Utworzenie magazynu W zakładce Użytkownicy można przypisać konkretny magazyn do wybranego użytkownika.
W tym celu należy przejść do edycji użytkownika i wskazać odpowiedni magazyn.
Pozwala to na lepszą organizację pracy oraz przypisanie użytkowników do magazynów, z którymi pracują.
Więcej informacji o użytkownikach można znaleźć tutaj.
Przypisanie magazynu do użytkownika W zakładce Kontrahenci można utworzyć nowego kontrahenta, naciskając szary przycisk „+” w prawym górnym rogu.
Podczas tworzenia kontrahenta można uzupełnić między innymi:
Utworzenie kontrahenta umożliwia późniejsze przypisywanie go do dokumentów zakupu.
Utworzenie kontrahenta Zakładka Zakupy umożliwia wprowadzanie faktur zakupowych dotyczących produktów zakupionych od określonych kontrahentów.
Widok zakładki zakupy Podczas dodawania faktury należy uzupełnić:
Magazyn wybierany jest z dostępnej listy rozwijanej.
W dolnej części formularza należy dodać produkty znajdujące się na fakturze. Aby to zrobić, należy użyć niebieskiego przycisku „+”, a następnie dla każdego produktu określić:
Po wprowadzeniu wszystkich danych oraz produktów należy nacisnąć przycisk „Zapisz”.
Dzięki temu zakupione produkty zostaną zarejestrowane w systemie i przypisane do wybranego magazynu.
Dodawanie faktury zakupowej Zakładka Inwentaryzacje umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji wybranego magazynu.
Aby rozpocząć inwentaryzację, należy nacisnąć szary przycisk „+”. Następnie należy:
Po wyliczeniu stanu system umożliwi wprowadzenie rzeczywistej ilości każdego produktu znajdującego się w magazynie.
Po zakończeniu wprowadzania danych należy nacisnąć przycisk „Zamknij inwentaryzację”. Wszystkie wprowadzone informacje zostaną zapisane.
Przed wykonaniem operacji takich jak doładowanie, rozładowanie lub korekta, należy przejść do odpowiedniego automatu w aplikacji mobilnej.
Aby to zrobić:
Z tego miejsca można przejść do odpowiednich funkcji i wykonać operacje związane z obsługą automatu.
Ten widok będzie wykorzystywany również podczas kolejnych operacji opisanych w instrukcji.
Zakładka Doładowania zawiera informacje o wszystkich doładowaniach wykonanych na automatach.
Każde wykonane doładowanie tworzy w systemie dokument doładowania. Po kliknięciu wybranego dokumentu można wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące wykonanej operacji, takie jak:
Lista dokumentów doładowania zawiera również dodatkowe informacje:
Wykonywanie doładowania
Po przejściu do konfiguracji automatu można wybrać operację, którą chcemy wykonać. W przypadku doładowania pozostajemy w pierwszej zakładce.
Doładowanie pojedynczych pozycji
Możliwe jest doładowanie wybranych pozycji automatu. Aby doładować wybraną pozycję:
Doładowanie całego automatu
Jeżeli chcemy doładować wszystkie pozycje automatu, należy wybrać ikonę niebieskiej strzałki z zielonym plusem.
System przygotuje wartości doładowania dla całego automatu. Po sprawdzeniu danych należy nacisnąć ikonę dyskietki, aby zapisać operację i utworzyć dokument doładowania.
Zakładka Rozładowania zawiera informacje o produktach usuniętych z automatów.
Każde wykonane rozładowanie tworzy w systemie dokument rozładowania.
Zakładka doładowania zawiera następujące kolumny:
Dokument rozładowania
Po wybraniu dokumentu rozładowania można wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące usuniętych produktów, takie jak:
Wykonywanie rozładowania
Aby wykonać rozładowanie, należy najpierw przejść do odpowiedniego automatu zgodnie z instrukcją przedstawioną na slajdzie „Jak przejść do konfiguracji automatu?”.
Następnie:
Proces wyboru produktów i pozycji przebiega analogicznie do wykonywania doładowania.
Po zapisaniu operacji w systemie zostanie utworzony odpowiedni dokument rozładowania.
Zakładka Stan bieżący zawiera informacje o aktualnym stanie produktów na automatach oraz zmianach zapisanych w systemie.
Pierwsza część informacji wskazuje czas zapisu oraz źródło zmiany stanu.
Automatyczne wpisy mogą być oznaczone między innymi jako:
Są to automatyczne zapisy tworzone przez terminale płatnicze.
Pozostałe wpisy, takie jak np. serwis, mogą oznaczać ręczne zapisy wykonane przez użytkowników, między innymi za pomocą aplikacji mobilnej.
Kolejna kolumna przedstawia automat, na którym nastąpiła zmiana stanu bieżącego.
Następnie dostępny jest dokument inwentaryzacyjny, zawierający między innymi:
Kolejna kolumna zawiera dokument DO, czyli dokument ostatniego doładowania automatu. Dokument może zawierać:
W kolejnych kolumnach dostępne są informacje dotyczące:
Nowy wpis w zakładce Stany bieżące może zostać utworzony między innymi poprzez wykonanie doładowania z poziomu aplikacji mobilnej.
Zakładka Korekty zawiera informacje o korektach stanów wykonanych na automatach.
Korekta umożliwia ręczną zmianę stanu produktów znajdujących się w automacie.
Aby wykonać korektę:
Wymaganie dodania komentarza do korekty może zostać skonfigurowane w zakładce Tryby obsługi na portalu.
Aplikacja umożliwia również jednoczesną korektę wszystkich pozycji automatu.
Możliwe jest:
Po wprowadzeniu korekty należy zapisać operację.
W zależności od wybranego powodu korekty, w systemie może zostać utworzony dokument odpowiadający wybranemu rodzajowi operacji.
W zakładce Korekty na portalu dostępny jest dokument KO – dokument korekty.
Po otwarciu dokumentu można wyświetlić wszystkie dane wprowadzone podczas wykonywania korekty.
Dane z dokumentu można również pobrać w formacie Excel.
Lista korekt zawiera dodatkowo informacje dotyczące:
Zakładka Zwroty zawiera informacje dotyczące produktów zwróconych do magazynu.
Lista zwrotów zawiera między innymi:
Po kliknięciu dokumentu zwrotu można wyświetlić szczegółowe informacje, między innymi:
Aby wykonać zwrot za pomocą aplikacji mobilnej:
Zakładka Straty działa analogicznie do zakładki Zwroty.
Różnica polega na tym, że operacja straty jest oznaczona w aplikacji mobilnej ikoną kosza.
Podczas rejestrowania straty należy:
Po zapisaniu operacji system tworzy:
Informacje dotyczące wykonanych operacji są następnie dostępne w zakładce Straty.
Zakładka Przesunięcia magazynowe umożliwia przenoszenie produktów pomiędzy magazynami.
Aby utworzyć nowe przesunięcie magazynowe:
Po wykonaniu przesunięcia magazynowego system tworzy dwa powiązane dokumenty:
21.1. MM- – Rozchód z magazynu
Dokument MM- informuje o produktach, które zostały wydane z magazynu źródłowego.
21.2. MM+ – Przyjęcie do magazynu
Dokument MM+ informuje o produktach, które zostały przyjęte do magazynu docelowego.
Dokumenty przesunięcia zawierają informacje między innymi o:
Dzięki przesunięciom magazynowym możliwe jest dokładne śledzenie przepływu produktów pomiędzy poszczególnymi magazynami.