Skrócona instrukcja fiskalizacji
Skrócona instrukcja fiskalizacji
- Start - co otrzymasz w zestawi
- Konfiguracja w portalu R24
- Konfiguracja przy automacie
- Ważne uwagi dotyczące synchronizacji danych
- Najważniejsze funkcjonalności związane z fiskalizacją
- Produkty / receptury, stawki VAT
- Konfiguracja wyborów automatu (mapowanie)
- Test po rekonfiguracji wyborów automatu
- Obsługa reklamacji - automatyczny zwrot środków
- Obsługa reklamacji - manualny zwrot środków
- Montaż nowego automatu
- Wyłączanie zasilania automatu
- Zmiana lokalizacji automatu / terminala
- Okresowy raport sprzedaży (dla księgowości)
- Obsługa paragonów z NIP-em
- Obsługa kaucji
- Kontakt
-
Start - co otrzymasz w zestawie
Po zamówieniu terminala z kasą fiskalną otrzymasz wszystko, co potrzebne do rozpoczęcia pracy.
1.1. Zawartość przesyłki
Całość jest zapakowana w kartonie i zawiera:
- Terminal fiskalny - jeden z modeli: NEXGO N62, NEXGO UN20 lub PAX IM30.
- Akcesoria do zestawu - wyposażenie niezbędne do montażu i podłączenia terminala.
1.2. Zawartość wiadomości e-mail
Razem z przesyłką otrzymasz wiadomość e-mail zawierającą:
- Skrócony podręcznik (ten dokument) - obsługa kasy i portalu w kontekście fiskalizacji (PDF).
- Dane dostępowe do portalu - adres e-mail, hasło oraz ID klienta (trzyliterowy skrót przypisany firmie).
- Hasło dostępowe do kasy fiskalnej.
- Pełna instrukcja kasy fiskalnej - szczegółowa dokumentacja w formacie PDF.
- Pełna instrukcja portalu - zarządzanie kasami fiskalnymi oraz siecią vendingową (PDF).
-
Konfiguracja w portalu R24
2.1. Logowanie do portalu
W pierwszym kroku należy zalogować się do portalu pod adresem https://portal.retail24.pl.
- Wprowadź otrzymane mailem dane: Email, Hasło, Id klienta.
- Następnie wybierz "Zaloguj się".
Ekran logowania do portalu.
Widok po zalogowaniu.
2.2. Weryfikacja urządzeń
Zweryfikuj, czy w zakładkach Terminale / Kasy fiskalne / Automaty jest konfiguracja otrzymanych urządzeń - dla każdego musi być jeden wpis.
Po lewej stronie portalu znajduje się menu z zakładkami: Start, Kasy fiskalne, Terminale, Automaty, Produkty, Transakcje, Użytkownicy i inne.
2.3. Produkty, receptury i stawki VAT
Stwórz produkty, receptury i przypisz im stawki VAT.
Ważne: nazwa produktu / receptury pojawi się na paragonie fiskalnym. Klient powinien być w stanie jednoznacznie zidentyfikować kupiony produkt na paragonie.Wskazówka: istnieje możliwość masowego importu produktów - sprawdź opcje importu/eksportu dostępne w zakładce Produkty.
Lista produktów.
Edycja produktu.
2.4. Mapowanie automatu
Gdy masz już przygotowane produkty i receptury, należy uzupełnić mapowanie automatu, tj. powiązanie każdego możliwego numeru wyboru z produktem (i tym samym ze stawką VAT).
Ważne: dostarczane terminale mają domyślnie włączoną opcję "generuj automat na podstawie transakcji". Dzięki temu, gdy pozostawisz terminal działający na punkcie, najczęściej po około 2 tygodniach wystąpi sprzedaż z każdego wyboru i masz załatwiony problem z mapowaniem wyborów! Wystarczy wtedy dla każdego wyboru przypisać produkt - można to zrobić w aplikacji mobilnej lub w portalu.Dodatkowo w portalu są trzy miejsca, gdzie możesz wspomóc się w konfiguracji automatów:
- Klonowanie mapowania automatu - tworzenie nowego automatu na bazie konfiguracji automatu referencyjnego.
- Kopiowanie mapowania z jednego automatu na wiele.
- Wgrywanie mapowania z szablonu.
Oczywiście każdy wybór można także ręcznie edytować, dodawać i usuwać.
Klonowanie mapowania automatu.
Kopiowanie konfiguracji między automatami.
-
Konfiguracja przy automacie
3.1. Weryfikacja płatności
Praca po stronie automatów. Przed wejściem w życie fiskalizacji należy zamontować terminal z kasą na każdym automacie, skonfigurować komunikację MDB oraz upewnić się, że płatności przechodzą do portalu - zarówno bezgotówkowe, jak i gotówkowe.
Podgląd transakcji na zakładce Transakcje w portalu.
Wskazówka: sugerujemy wykonanie jednej transakcji gotówkowej w celu weryfikacji poprawnego działania komunikacji MDB w tym zakresie.3.2. Przełączanie na aplikację kasy
Domyślnie na pierwszym planie wyświetlana jest aplikacja R24 Pay, a kasa działa w tle. Aby przejść do interfejsu graficznego kasy, należy klikać w logo R24 aż do pojawienia się okna z prośbą o hasło, następnie wprowadzić hasło dostępu otrzymane mailem, wybrać "Ukryj", a potem ikonę aplikacji kasy.
3.3. Fiskalizacja kasy
Uwaga! kroki 3 i 4 muszą zostać wykonane najpóźniej podczas ostatniej wizyty przy automacie przed wejściem w życie rozporządzenia fiskalnego.- 1. Zaloguj się do kasy fiskalnej - ekran "Witaj w R24WKF!" z polami Nazwa użytkownika, Hasło, Id klienta.
- 2. Sprawdź poprawność danych - dane podatnika (nazwa firmy/imię i nazwisko, NIP, kod urzędu skarbowego) oraz adres podmiotu.
- 3. Uruchom fiskalizację - w panelu głównym wybierz przycisk "Fiskalizuj".
- 4. Poczekaj na zakończenie - kasa wykona kolejno m.in. synchronizację czasu, pobranie certyfikatów, przekazanie klucza publicznego, zgłoszenie do CPD żądania fiskalizacji, inicjalizację pamięci, zapis numeru ewidencyjnego, zgłoszenie faktu fiskalizacji do repozytorium oraz pobranie harmonogramu transmisji danych.
Ważne: domyślnie aplikacja płatnicza nie będzie raportować sprzedaży do kasy fiskalnej do momentu wystąpienia obowiązku fiskalizacji. Można to włączyć w portalu lub na terminalu.3.4. Weryfikacja mapowania wyborów
Kasa fiskalna posiada dedykowaną funkcjonalność weryfikacji poprawności powiązania produktów z numerami wyborów (mapowania). Jest ona dostępna w: Ustawienia → Lista produktów → Lista wyborów → ikona Koszyka.
Po włączeniu tej funkcji, przy każdym wyborze (w MDB 1 wybierz START i nr wyboru) wyświetli się realny numer produktu. W ten sposób, bez robienia zakupu, ustalisz wszystkie zakresy numeracji i poprawność mapowania. Jeżeli wyjdą rozbieżności, zmień je w portalu lub przy pomocy aplikacji R24 Mobile (Android) i poczekaj na synchronizację.
Lista wyborów na kasie fiskalnej.
Uruchomienie trybu automatycznego wykrywania wyborów.
-
Ważne uwagi dotyczące synchronizacji danych
Uwaga! ceny zawsze są brane z MDB automatu, nie z mapowania!Kierunki synchronizacji zmian danych:
- Portal → Kasa: produkty i receptury, stawki VAT, powiązanie produktu z wyborem (mapowanie).
- Automat → Kasa = Portal: cena.
-
Najważniejsze funkcjonalności związane z fiskalizacją
5.1. Produkty / receptury, stawki VAT
Zarządzanie produktami, recepturami oraz ich stawkami VAT odbywa się na portalu R24.
Edycja produktu.
Edycja receptury.
5.2. Konfiguracja wyborów automatu (mapowanie)
Wejdź w zakładkę Automaty, wybierz Edytuj. Przypisz produkt do numeru wyboru w automacie, jego cenę, ilość, pojemność oraz opcjonalnie "kod MDB" (w przypadku gdy automat raportuje inne kody transakcji niż widoczne na cenówkach na automacie).
Konfiguracja wyborów automatu.
Uwaga! zmiany są automatycznie synchronizowane na kasę fiskalną.5.3. Test po rekonfiguracji wyborów automatu
Każdorazowo po zmianie układu półek / silników na automacie należy zweryfikować poprawność powiązania numerów wyborów z konfiguracją na kasie fiskalnej - funkcją opisaną w punkcie 3.4 (Ustawienia → Lista produktów → Lista wyborów → ikona Koszyka).
Po włączeniu trybu automatycznego wykrywania wyborów i wybraniu "START" wystarczy dokonać zakupu na automacie - kasa fiskalna wykryje numer wyboru i wyświetli jego edycję (jeśli już zdefiniowany) lub pozwoli przypisać do niego produkt (jeśli nie jest jeszcze skonfigurowany).
Lista wyborów na kasie fiskalnej.
Tryb automatycznego wykrywania wyborów.
Wskazówka: domyślnie kasy synchronizują konfigurację z portalem / aplikacją mobilną. Synchronizacja jest wykonywana co 5 minut.5.4. Obsługa reklamacji - automatyczny zwrot środków
Wszystkie dokumenty z kas są dostępne w portalu. Aby obsłużyć reklamację klienta, wyszukaj transakcję w zakładce Transakcje. W przypadku sprzedaży zaraportowanej jako nieudana (zwrot środków), transakcja będzie oznaczona kolorem czerwonym, a powiązany paragon zostanie anulowany automatycznie.
Transakcje oznaczone jako zwrot środków.
Paragon automatycznie anulowany.
5.5. Obsługa reklamacji - manualny zwrot środków
W przypadku zakupu zaraportowanego jako udany (brak zwrotu środków), transakcja będzie oznaczona kolorem zielonym. W takim przypadku musimy:
- Zrobić manualnie zwrot środków.
- Dostarczyć księgowości paragon, aby mogła wystawić notę księgową korygującą VAT.
Proces ten obsługujemy w portalu:
- Zaznaczamy zwrot środków na wybranych transakcjach i wybieramy z menu "obsługa reklamacji".
- Wprowadzamy dane do przelewu lub pozostawiamy puste, jeżeli środki zostały zwrócone w inny sposób.
- Generujemy listę przelewów do importu w systemie bankowym (format ELIXIR-0).
- Generujemy raport zbiorczy zwrotów z naniesionymi paragonami i przekazujemy go do księgowości.
Formularz obsługi zwrotu środków.
5.6. Montaż nowego automatu
W przypadku przygotowania i konfiguracji nowego automatu możemy wykonać wszystkie czynności w siedzibie firmy - wraz z fiskalizacją kasy oraz weryfikacją mapowania.
Zalecamy jednak, aby do momentu fizycznego ustawienia automatu był on przypisany do lokalizacji z adresem siedziby firmy. Dopiero w momencie montażu należy zmienić lokalizację na docelową - wtedy adres "miejsce instalacji kasy" zmieni się na prawidłowy.
Robimy to w portalu: najpierw dodajemy nową lokalizację wraz z danymi adresowymi, a następnie po montażu zmieniamy lokalizację w edycji Automatów. Dane automatycznie się zsynchronizują, a odpowiednie zdarzenie typu "zmiana adresu punktu sprzedaży" zostanie zaraportowane do CRK (Centralne Repozytorium Kas).
Edycja lokalizacji.
Zdarzenie - zmiana adresu punktu sprzedaży.
5.7. Wyłączanie zasilania automatu
Kasa fiskalna nawet po kilkudniowym lub kilkumiesięcznym braku zasilania automatycznie pobiera nowe certyfikaty do pracy z Centralnym Repozytorium Kas - proces ten zajmuje maksymalnie kilka sekund.
Sytuacja jest analogiczna jak w wielu działalnościach usługowych zamkniętych na weekend czy otwieranych okresowo w wakacje lub ferie.
Ważne: potrzeba wykonywania jakichkolwiek czynności po przywróceniu zasilania to mit!5.8. Zmiana lokalizacji automatu / terminala
Czynności operatora vendingowego, przy których należy przeprowadzić rekonfigurację powiązania automatu z lokalizacją lub automatu z kasą fiskalną:
- Zmiana lokalizacji automatu (np. z lokalizacji A do B): na lokalizacji A powinniśmy przed wyłączeniem zasilania zmienić lokalizację na B, aby synchronizacja zdążyła wgrać zmianę przed demontażem. Jeżeli automat wraca najpierw do siedziby firmy, trzeba zmienić mu lokalizację na siedzibę, a dopiero potem na lokalizację B. Miejsce instalacji kasy (adres) w Centralnym Repozytorium Kas powinno zawsze być aktualne.
- Trwały demontaż automatu (zezłomowanie): należy zmienić adres automatu na siedzibę firmy, odwiązać kasę od automatu, opcjonalnie przywiązać ją do nowego automatu oraz zdeaktywować dotychczasowy automat.
- Demontaż (uszkodzenie, wandalizm) samej kasy (terminala) jest opisany szczegółowo w instrukcji kasy dostępnej na stronie retail24.pl (baza wiedzy).
- Wymiana terminala (wraz z kasą) na automacie (np. na skutek awarii gniazda MDB): montujemy nowy terminal (kasę), a dotychczasowy, po serwisie, przywiązujemy do innego automatu. Należy pamiętać o równoległej zmianie adresu, tak aby na każdej kasie był on na bieżąco aktualny.
- Powiązanie kasy z adresem odbywa się poprzez lokalizację automatu - wiele kas może być w jednej lokalizacji, tak jak i wiele automatów. Edycja adresu (lokalizacji) jest dostępna w edycji automatu.
5.9. Okresowy raport sprzedaży (dla księgowości)
Kasa fiskalna zapisuje raporty dobowe, miesięczne oraz posiada funkcję wygenerowania raportu okresowego w zadanych datach. Kasa fiskalna przekazuje wszystkie dokumenty do portalu klienta.
Ważne: portal umożliwia generowanie raportów zbiorczych ze wszystkich kas jednocześnie - najczęściej za okres miesięczny lub roczny.- Raport zawiera rozliczenie według stawek VAT, zgodnie ze standardami polskiej księgowości.
- Raport zawiera rozliczenie kaucji, z możliwością ustawienia różnych kodów kaucji dla różnych typów kaucji (np. PET 50 gr, PUSZKA 50 gr). W raportach rozliczeniowych dla transakcji na produkt kaucyjny pojawia się dodatkowa transakcja na kaucję bez podatku VAT. Całość wyliczana jest poprzez odjęcie wartości kaucji od ceny brutto pochodzącej z automatu.
5.10. Obsługa paragonów z NIP-em
Klient ma możliwość wprowadzenia NIP-u na ekranie terminala przed zakupem - podczas sprzedaży zostanie wygenerowany tzw. "paragon z NIP-em". Dodatkowo portal, po otrzymaniu takiego paragonu, automatycznie przekaże go do KSeF.
Transakcja z paragonem z NIP-em, link do KSeF.
Paragon z NIP-em i kaucją.
5.11. Obsługa kaucji
W edycji produktów przypisujemy kaucję. Każda sprzedaż produktu z kaucją na raportach rozliczeniowych jest rozbita na wartość kaucji oraz transakcję bez kaucji.
Transakcja z kaucją.
Paragon z kaucją.
-
Kontakt
W razie pytań skontaktuj się z nami: