Jedna kasa fiskalna dla wielu automatów vendingowych? Fiskus rozwiewa wątpliwości

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0111-KDIB3-2.4012.265.2026.1.SR z 29 maja 2026 r. potwierdził, że przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż za pomocą automatów vendingowych nie mogą ewidencjonować sprzedaży z wielu urządzeń przy użyciu jednej wspólnej kasy fiskalnej online lub wirtualnej.

Stan faktyczny

Wnioskodawca planował rozpoczęcie działalności polegającej na sprzedaży towarów i usług za pomocą automatów vendingowych.
Rozważał wykorzystanie jednej kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania, która za pośrednictwem Internetu rejestrowałaby sprzedaż realizowaną przez kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt automatów.Urządzenie, na którym działałaby kasa, nie byłoby fizycznie połączone z poszczególnymi automatami i mogłoby znajdować się w dowolnym miejscu.
Wątpliwości dotyczyły tego, czy takie rozwiązanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ewidencjonowania sprzedaży.

Stanowisko podatnika

Podatnik wskazywał, że rozwiązanie polegające na centralnej obsłudze wielu automatów przez jedną kasę nie spełnia wymogów prawa.
Argumentował, że:

• każda maszyna vendingowa powinna posiadać własną kasę fiskalną z indywidualnym numerem unikatowym,
• kasa powinna być przypisana do konkretnego miejsca prowadzenia sprzedaży,
• klient musi mieć możliwość zapoznania się z danymi paragonu bezpośrednio w miejscu dokonania transakcji,
• kasa nie może być jednocześnie fiskalizowana w kilku różnych kategoriach przeznaczenia.

Co uznał Dyrektor KIS?

Organ podatkowy zgodził się z podatnikiem i uznał jego stanowisko za prawidłowe.
W uzasadnieniu wskazano, że przepisy dotyczące kas wirtualnych przewidują szczególną kategorię kas przeznaczonych do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Zdaniem Dyrektora KIS nie jest dopuszczalne stosowanie jednej centralnej kasy obsługującej wiele automatów znajdujących się w różnych lokalizacjach.
Każdy automat stanowi odrębne miejsce sprzedaży, a tym samym wymaga własnej kasy fiskalnej.

Dlaczego jedna kasa nie wystarczy?

Kluczowe znaczenie miały przepisy nakazujące zapewnienie klientowi dostępu do danych sprzedaży w miejscu dokonania transakcji.
W przypadku kas przeznaczonych do automatów vendingowych nabywca powinien mieć możliwość zapoznania się z informacjami o sprzedaży na wyświetlaczu kasy znajdującym się przy urządzeniu.

Oznacza to, że wyświetlanie "danych paragonu" musi odbywać się na wyświetlaczu (mechanizmie wyświetlana) który wchodził w skład homologowanej kasy, jest opisany w instrukcji kasy.

Cytat:
"Kasy wirtualne muszą być zatem umieszczone w urządzeniach do automatycznej sprzedaży, a wyświetlacz kasy musi być częścią kasy rejestrującej, gdyż należy rozróżnić wyświetlanie paragonu fiskalnego na wyświetlaczu kasy pozwalającym na zapoznanie się klienta z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie (zgodnie z § 53 ust. 2 i ust. 3 złącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych), a wyświetlenie takich danych na urządzeniu do automatycznej sprzedaży."

Taka interpretacja jest bardzo niekorzystna dla rozwiązań gdzie kasa była homologowana na urządzeniu z wbudowanym w nią ekranem (terminal bezgotówkowy czy telefon Android), a produkcyjnie używana z użyciem ekranu zewnętrznego (np. terminala bezgotówkowego czy automatu), ta interpretacja wyklucza takie użycie.

Znaczenie dla branży vendingowej

Interpretacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców planujących fiskalizację sieci automatów vendingowych.
Potwierdza ona restrykcyjne podejście organów podatkowych do kwestii fiskalizacji sprzedaży realizowanej w systemie bezobsługowym.

W praktyce oznacza to konieczność wyposażenia każdego automatu vendingowego w odrębne rozwiązanie fiskalne spełniające wymagania dla kas przeznaczonych do automatycznej sprzedaży.

Wnioski

Interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB3-2.4012.265.2026.1.SR potwierdza, że:

• każdy automat vendingowy powinien posiadać własną kasę fiskalną,
• niedopuszczalne jest ewidencjonowanie sprzedaży z wielu automatów przy użyciu jednej wspólnej kasy,
• klient musi mieć możliwość zapoznania się z danymi sprzedaży bezpośrednio przy urządzeniu,
• miejsce instalacji kasy powinno odpowiadać miejscu prowadzenia sprzedaży.

Przedsiębiorcy planujący inwestycje w automaty vendingowe powinni uwzględnić te wymagania już na etapie projektowania infrastruktury sprzedażowej, ponieważ mogą one znacząco wpływać na koszty wdrożenia i eksploatacji systemu.