Wstęp do oprogramowania
Oprogramowanie składa się z:
- Aplikacji Retail 24 Dashboard - aplikacji internetowej dostępnej przez przeglądarkę, umożliwiającej zarządzanie magazynem, raportowaniem oraz konfiguracją systemu
- Aplikacji Retail 24 Mobile - aplikacji na urządzenia mobilne z systemem Android
Praca serwisantów uzależniona jest głównie od trzech składowych:
- Posiadanych modeli maszyn / systemów płatniczych
- Sposobu pracy serwisantów (wielu / jeden serwisant per maszyna; wielu / jeden serwisant per samochód, itd.)
- Potrzeb danego operatora, tj.: kontrola płatności, towaru, zużycia paliwa, zapotrzebowań na towar, itd.
Najpopularniejszymi scenariuszami pracy w terenie są:
- Gdy maszyna jest obsługiwana przez więcej niż jednego serwisanta:
- Wprowadzanie danych stanu bieżącego, doładowania (alternatywnie pobranie danych EVA-DTS) przez serwisanta [INm, PA, KP, DO]
- Okresowe inwentaryzowanie magazynu serwisanta (najczęściej spis z natury stanu samochodu) [IN]
- Okresową inwentaryzację magazynu, bądź magazynów fizycznych przez magazyniera (spis z natury) [IN]
Gdy maszyna jest obsługiwana przez jednego serwisanta w jednym czasie:
- Wprowadzanie danych stanu doładowania (alternatywnie pobranie danych EVA-DTS) przez serwisanta [PA, KP, DO]
- Okresowe inwentaryzowanie maszyny [INm]
- Okresowe inwentaryzowanie magazynu serwisanta (samochodu) [IN]
- Okresową inwentaryzację magazynu (ów) fizycznych przez magazyniera (spis z natury) [IN]
Moduł Konfiguracji Maszyn przechowywujący informacje
dotyczące każdej maszyny w systemie, jej modelu, systemu płatności,
opcjonalnie systemu EVA-DTS, sposobu obsługi lecz co najważniejsze
konfiguracji jej wyborów dla maszyn kawowych oraz sprężyn dla snacków.
Przy maszynach kawowych wybór powiązany jest z recepturą, która jest
zestawem składników. Składnik jest to produkt zawierający daną ilość
jednostek (najczęściej gramów, bądź sztuk dla kubków).
Poniżej przedstawiono przykładowe receptury:
| Receptura | Ilość | Składnik |
|---|---|---|
Kawa Biała |
1 | Kubek |
| 4.5 | Kawa instant | |
| 6.5 | Mleko w proszku | |
Barszcz czerwony |
1 | Kubek |
| 24 | Barszcz czerwony |
Dla maszyn typu snack konfiguracja sprężyny zawiera produkty nie
będące składnikami. Istnieje możliwość na defnicję szablonów maszyn co
pozwala na usprawnienie konfiguracji nowych maszyn analogicznie do
kluczy chipowych dostarczanych przez producentów maszyn. System
przechowuje historię konfiguracji maszyn oraz pozwala na jej podgląd.
Główne typy dokumentów w systemie:
| Typ | Nazwa | Opis |
|---|---|---|
| PA | Paragon – sprzedaż detaliczna | Dokument sprzedaży powiązany z maszyną i magazynem, pozycje są powiązane z numerami wyboru. Jest on generowany zależnie od scenariusza, na podstawie: - Danych EVA-DTS pobranych przy użyciu Vendim Connect - Dokumentu INm wprowadzonego przez Vendim Connect - Danych EVA-DTS z istniejącego systemu telemetrycznego W przypadku sprzedaży przez maszyny kawowe, jego pozycje zawierają receptury. |
| KP | Kasa przyjmie | Dokument księgowy powiązany z jednym bądź więcej paragonem, generowany podczas wyciągania monet przez serwisanta. |
| FZ | Faktura zakupu | Dokument wprowadzający towar na magazyn, tworzony przez magazyniera bądź księgowego. Może pochodzić z zewnętrznego systemu księgowaego. |
| FS | Faktura sprzedaży | Dokument służący do wprowadzania sprzedaży poza maszynami. |
| WZ | Wydanie zewnętrzne | Dokument magazynowy generowany na podstawie paragonów oraz faktur sprzedaży. W przypadku sprzedaży przez maszyny kawowe, w odróżnieniu od paragonu jego pozycje nie zawierają receptur, tylko składniki wyliczane na podstawie konfiguracji receptury. |
| PZ | Przyjęcie zewnętrzne | Dokument magazynowy generowany na podstawie faktur zakupu. |
| RW | Rozchód wewnętrzny | Dokument magazynowy opcjonalnie generowany po zamknięciu inwentaryzacji w przypadku wystąpienia braków na magazynie. |
| PW | Przychód wewnętrzny | Dokument magazynowy opcjonalnie generowany po zamknięciu inwentaryzacji w przypadku wystąpienia nadstanów na magazynie. |
| DO | Doładowanie | Dokument magazynowy reprezentujący doładowany towar do maszyny, pozycje powiązane są z wyborami, wprowadzany przez serwisanta poprzez Vendim Connect. |
| IN | Inwentaryzacja | Spis towaru z natury na magazynie, może być wprowadzany przez Vendim Connect. Używany do zamknięcia okresu inwentaryzacjynego. |
| INm | Inwentaryzacja maszyny | Spis towaru z natury na maszynie, może być wprowadzany przez Vendim Connect. Zależnie od scenariusza, używany do zamknięcia okresu inwentaryzacjynego bądź obliczenia sprzedaży bieżącej [PA]. |
Właściwości systemu:
- Możliwość monitorowania i zarządzania stanami maszyn
- Obsługa wielu typów płatności i transakcji
- Łatwe wprowadzanie danych i raportowanie
- Zautomatyzowane powiadomienia o stanie magazynu
Poniżej przedstawiono architekturę oprogramowania Retail 24:
Główne funkcje systemu
- Zarządzanie zakupami i sprzedażą
- Gospodarka magazynowa
- Zarządzanie konfiguracją maszyn
- Rozliczanie płatności z maszyn
- Kontrola serwisantów, magazynierów
Cechy pozafunkcjonalne systemu
- Mobilny dostęp, brak potrzeby instalacji dodatkowych urządzeń wewnątrz maszyn
- Wsparcie wszystkich modeli maszyn, zarówno nowych (EVA-DTS), starych jak i nieposiadających systemów płatniczych
- Niski koszt wdrożenia, prosta i intuicyjna obsługa, łatwość sprawdzenia systemu
- Możliwość integracji z istniejącymi systemami telemetrycznymi, magazynowymi i księgowymi
- Możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb
- Polski interfejs użytkownika i wsparcie techniczne
- Kontrola dostępu, bezpieczeństwo danych
- Automatyzacja pracy, powiadomienia, eksport danych
Zestawienia
- Sprzedaż
- Całkowita / bieżąca wg maszyn / produktów
- Najlepsza / najgorsza sprzedaż wg sprężyn/wyborów
- Rentowność sprzedaży
- Zysk wg maszyn / magazynów
Tematy do omówienia przed planowanym wdrożeniem
- Lista typów maszyn, systemów płatniczych
- Magazyny (pracownicy, samochody, lokalizacje)
- Przepływ pieniędzy i towaru
- Istniejący przepływ pracy, pracochłonność
- Istniejące systemy informatyczne, infrastruktura informatyczna
Moduły Zakupy i Sprzedaż zawierają standardowe dokumenty
księgowe tj. faktury zakupów/sprzedaży iich korekty. Wyjątkiem w
aspekcie vendingu jest paragon [PA], który jest powiązany z maszyną a
jego pozycje są powiązane z numerami wyborów / sprężyn. Pozwala to na
analizę sprzedaży z uwzględnieniem konfiguracji maszyny.
Moduł Magazyn zawiera dokumenty magazynowe. Warto podkreślić iż
po zarejestrowaniu [PA] dla maszyny kawowej wygenerowany dokument [WZ]
zawiera składniki (np. mleko, kawa instant, kubek) pomimo iż [PA]
zawiera recepeturę (np. kawa instant).
Przy zamykaniu inwentaryzacji magazynu [IN, INm], system generuje
dokumenty [RW] dla stwierdzonych braków, [PW] dla nadstanów oraz
udostępnia zestawianie z szczegółowymi danymi dla danego okresu
rozliczeniowego. Dodatkowo aplikacja mobilna pozwala na spis stanu z
natury [IN] w terenie, na przykład przy inwentaryzacjach samochodu
serwisanta.
Moduł Rozrachunki służy do rozliczania płatności. Zawiera listę
dokumentów kasa przyjmie [KP] powiązanych z paragonami [PA]. Dokumenty
[KP] zawierają wartość oczekiwaną wyliczoną na podstawie [PA] lub/oraz
danych EVA-DTS (zależnie od scenariusza obsługi maszyny) oraz wartość
przeliczoną z natury wprowadzaną przez osobę rozliczającą płatności.
Dokumenty [KP] są generowane przy każdym wyciąganiu monet ze skrzyni.
Nie uwzglądniają sprzedaży pochodzącej z kart chipowych / testowych.
Rozliczanie płatności działa przy założeniu, iż serwisant przy
wyciąganiu monet zawsze uzupełnia tuby do tego samego poziomu.
Moduł Administracji zawiera konfigurację kontroli
dostępu. Jest ona definiowana w zakresie dostępu do danych magazynów
i w ich obrębie do funkcjonalności. Na przykład użytkonik A może
widzieć tylko dokument księgowe z magazynu X, ale nie mieć dostępu do
modułu rozrachunków dotyczących tego magazynu, itd. System przechowuje
historię modyfikacji danych w systemie.
Moduł Zestawień (raportowania) jest najważniejszą
funkcjonalnością dla osób zarządzających,.Pozwala na tworzenie
definicji zestawień zgodnie z aktualnymi potrzebami. Tworzenie
definicji zestawień polega na odpowiednim dobraniu warunków (magazyny,
maszyny, serwisanci, produkty / receptury, okres) tak aby dane
odpowiadały naszym potrzebom.
| Typ zestawienia | Definicja zestawienia |
|---|---|
| Sprzedaż - zysk wg maszyn / produktów | Zysk na produkcie COCA-COLA od 1 września do 30 czerwca na maszynach X,Y,Z (komentarz: na przykład maszyny stojące w szkole) |
| Maszyny - szczegóły sprzedaży | Analiza średniego zużycia składników na recepturę pogrupowana według maszyn obsługiwanych przez J. Kowalskiego |
| Sprzedaż - najlepsza / najgorsza sprzedaż wg sprężyn / wyborów | Analiza sprzedaży w lokalizacji X |
Powyższa tabela przedstawia podstawowe typy zestawień
dostarczane przez Retail 24. Istnieje możliwość dodawania innych,
najczęściej dedykowanych zestawień dla potrzeb danego operatora. Moduł
pozwala na łatwe podejmowanie kluczowych decyzji zarządczych tj.
wymiana asortymentu, zmiana cen, wyjście z lokalizacji czy wymiana
serwisanta. Pozwola również na prognozowanie, na przykład obrotów w
lokalizacjach, które staramy się pozyskać przez analizę porównawczą
podobnych lokalizacji (na przykład szkoła/szpital podobnej wielkości)
i ustalenie od początku optymalnego cennika, rozłożenia produktów,
maksymalnego czynszu. Po odpowiednej konfiguracji definicji zestawień
możemy kompletnie zautomatyzować pracę poprzez automatyczne
powiadomienia. Dla przykładu, możemy ustawić codziennie o 8 rano
wysyłanie maliem zestawienia bieżącego stanu magazynu wraz z dziennym
średnim zużyciem do magazyniera w celu usprawnienia procesu zamawiania
towaru.
Podsumowując, warto również wspomnieć, iż aplikacja Retail 24
Dashboard gwaratuje bezpieczny (https) dostęp do danych online przez
przeglądarkę internetową (Internet Explorer, FireFox, Safari (MAC)).
Dane przechowywane są w dedykowanych repozytoriach na serwerach
homecloud.pl, co gwaratuje zarówno bezpieczeństwo jak i skalowalność
rozwiązania (system będzie działał tak samo szybko dla 10 jak i 10000
maszyn).
Koszt systemu jest podzielony na dwie składowe: zakup sprzętu
potrzebnego serwisantom do pracy oraz miesięczny abonament liczony za automat. Koszty początkowe to zakup telefonów z systemem Android, a abonament miesięczny
wynosi 10zł za maszynę.
