2026-01-16

Obowiązki Podatnika R24 WKF 1.0 - Wirtualnej Kasy Fiskalnej

OBOWIĄZKI PODATNIKA – (R24 WKF 1.0) - KASA FISKALNA

Wraz z wdrożeniem Wirtualnej Kasy Fiskalnej (R24 WKF 1.0) ustawodawca nakłada na podatnika konkretne obowiązki organizacyjne i techniczne. Dotyczą one zarówno konfiguracji systemu, jak i bieżącej eksploatacji kasy w automatach samoobsługowych.

Obowiązki te wynikają z rozporządzeń Ministra Finansów dotyczących kas rejestrujących mających postać oprogramowania i mają zastosowanie w branży vendingowej (od 1 kwietnia 2027) .
  • "Rozporządzenie ws. wirtualnych kas fisklanych" - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania
(link do rozporządzenia)
  • "Rozporządzenie zwalniające" - Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 29 września 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (wchodzące w życie od 1 kwietnia 2026)
(link do rozporządzenia)

DOSTĘP DO INTERNETU I KOMUNIKACJA Z CRK

Podatnik zobowiązany jest do zapewnienia stałego dostępu do sieci Internet, umożliwiającego komunikację kasy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK).

Terminale bezgotówkowe wyposażone w modem GSM spełniają ten wymóg, pod warunkiem poprawnej instalacji i zasilania.

KONFIGURACJA STAWEK VAT I PRODUKTÓW

Odpowiedzialność za poprawność fiskalizacji spoczywa na podatniku. Obejmuje to:

  • konfigurację obowiązujących stawek VAT (domyślna konfiguracja jest zgodna z bieżącym ustawodawstwem),
  • przypisanie stawek VAT do konkretnych produktów,
  • powiązanie produktów z numerami wyboru raportowanymi przez automat.
Każda zmiana (produkt, cena, VAT, konfiguracja automatu) wymaga ponownej weryfikacji poprawności wystawianych paragonów.

EWIDENCJA KAŻDEJ SPRZEDAŻY

Po montażu kasy podatnik musi zweryfikować, czy każdy numer wyboru w automacie generuje poprawny paragon fiskalny.

  • transakcje gotówkowe,
  • transakcje bezgotówkowe,
  • systemy płatnicze już sfiskalizowane (np. żetony, karty przedpłacone).

DOSTĘPNOŚĆ WYŚWIETLACZA DLA KLIENTA

Wyświetlacz kasy fiskalnej musi być czytelny i łatwo dostępny dla kupującego.

Rekomendowany montaż: widoczne miejsce, najlepiej na wysokości wzroku klienta, bez możliwości zasłaniania informacji fiskalnych.

KONTROLA I PRZECHOWYWANIE DANYCH

Podatnik ma obowiązek udostępnić kasę do kontroli na żądanie właściwego organu oraz przechowywać dane identyfikacyjne kasy:

  • adres instalacji automatu,
  • numer unikatowy kasy (UN),
  • numer seryjny kasy (TSN),
  • numer ewidencyjny.
Dane te mogą być przechowywane w portalu producenta lub systemie zarządzania vendingiem.

ZMIANY PRZEPISÓW I STAWEK PODATKOWYCH

Podatnik zobowiązany jest do monitorowania zmian przepisów podatkowych, w szczególności zmian stawek VAT, i odpowiedniego dostosowania konfiguracji kasy.

AWARIA, UTRATA LUB ZAKOŃCZENIE PRACY KASY

  • awaria kasy – zgłoszenie do US w ciągu 24 godzin,
  • utrata kasy – zgłoszenie w ciągu 72 godzin.
W przypadku zakończenia pracy kasy należy wykonać raport dobowy, przesłać informację do CRK oraz złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy.

INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE – WAŻNE W VENDINGU

  • kasa musi być zasilana zawsze podczas pracy automatu (MDB),
  • podłączanie/odłączanie kasy tylko przy wyłączonym automacie,
  • brak dostępu osób trzecich do złączy kasy,
  • naruszenie obudowy = ryzyko utraty spójności danych i gwarancji.
Uszkodzenie lub otwarcie obudowy kasy wymaga zgłoszenia do właściwego Urzędu Skarbowego.
pixel